Derfor skal du genoverveje at bruge dit økonomi-/ERP-system

I løbet af de 4 år, siden vi startede, har vi oplevet en række virksomheder der “bare” vil bruge deres ERP-system (regnskabssystem) til at håndtere deres abonnementer. Det er i første øjekast den nemme løsning.  

• Det er billigt
• Du kender programmet i forvejen 
• Og det er ligetil, ikke?

Men er det nu også det? 

Det synes vi bestemt ikke, og det kan en del af vores kunder, som er startet ud med at bruge deres ERP-system til håndtering af abonnementer, skrive under på. I mange tilfælde vil et ERP-system til subscription management være tilstrækkeligt i starten, men herefter opstår problemerne. Der er en lang liste med argumenter for at vælge standard software, som er bygget til at håndtere abonnementer, og her vil jeg opremse de vigtigste: 

 
Din abonnementsforretning vækster  

Du har den gode forretningsidé, og kan finansielt understøtte den. Du har få kunder, men forretningen kører. I takt med at din abonnementsforretning vækster, er der stor risiko for at dit ERP-system bliver utilstrækkeligt, til at understøtte din abonnementsforretning.  

Måske begynder du at udbyde flere forskellige abonnementstyper. Abonnementerne skal kunne op-og nedgraderes, hvilket mange ERP-systemer ikke understøtter. Mange ERP-systemer tager eksempelvis ikke forbehold for skatter, moms og valuta. Dette skal du også have med i dine overvejelser, hvis du planlægger at udvide din forretning til udlandet. Herudover vil du ofte skulle installere og integrere et hav af add-ons og plugins, som i længden vil gøre din software langsommere, og risiko for fejl i systemet vokser.  

Du mangler support  

Du har endelig fået dit ERP-system til at makke ret, men nu er der opstået et problem, du ikke selv kan løse. Her kunne det være rart med en hjælpende hånd. Tænk hvis du kunne ringe direkte til supportlinjen hos en abonnementsvirksomhed, hvis eneste mål er at få dig og din abonnementsforretning i mål. Et supportteam der sidder klar og er specialiserede indenfor netop deres software, så de bedst muligt kan hjælpe dig videre. 

En virksomhed bag en abonnementssoftware vil derudover have masser af erfaring, som du kan få gavn af i form af inspiration og sparring, omkring hvordan du kommer bedste fra start med din abonnementsforretning. De guider dig i forhold hvilken kommerciel model du kan gå med, hvordan du sørger for at dine kunder faktureres korrekt, og hvordan du opsætter din abonnementsforretning, så dine kunder opkræves som du ønsker.  

"The only constant is change” - Phil Dunphy  

En virksomhed med et ERP-system som kerneforretning, udvikles og forbedres på deres kerneområde - regnskabshåndteringen. Derfor opdateres deres subscription management modul sjældent, og ønsker om nye features bliver ikke imødekommet, i samme grad som virksomheder med subscription management som kerneforretning. Ønsker du features med mulighed for rabat, udvidet adgang til nøgletal, opsætning af rykkerforløb eller noget helt fjerde, er du i problemer.  

Er det virkelig en billigere løsning?

Først og fremmest skal du genoverveje, om dette er det rigtige sted at spare? For ville du også vælge den nemme og billige løsning hvis du havde en båd, hvor du skulle montere en motor, og du havde to muligheder – en motor bygget af et erfarent motorbådsbyggeri eller en virksomhed med speciale i bådinventar, som har bygget en bådmotor som side-business? 

Spørgsmålet er ledende, men overdrivelse fremmer forståelsen, og i sidste ende er det abonnementsmotoren, der holder hele din abonnementsforretning oven vande, som du skal vælge.  

Derudover oplever vi ofte, at systemer hvor subscription management ikke er en del af deres kerneforretning, der stiger prisen hurtigt i form af plugins, add-ons og nye integrationer. Virksomheder, som Upodi, har tværtimod en fast pris på vores abonnementssoftware, hvor vi selv løbende opdaterer, optimerer og tilbygger nye integrationer. 

Skift inden problemerne opstår  

Måske tænker du, at dit abonnementskoncept er enkelt og dit ERP-system derfor er tilstrækkeligt - og det kan også sagtens være! Men, hvis du har ambitioner om at vækste og udvide din forretning i fremtiden, er det værd at overveje, om du vælger den rette subscription management software inden problemerne opstår, og din forretning kører med 100 km/t. Det er dér du skal fokusere på din kerneforretning, og ikke håndteringen af dine abonnementer. Det skal køre automatisk. 

Så hvis du går og overvejer, at starte en abonnementsforretning, eller allerede har fuld gang i en, så skal du grundigt overveje, om det er det værd at lave en besparelse på din subscription management software eller gå med en softwareløsning, som udelukkende er bygget til at håndtere dit kæreste eje – dine abonnenter!